简介这份《2019年度钉钉软件使用的管理规定》文档面向企业管理者、行政人员及需要规范使用钉钉的团队成员系统梳理了签到、考勤打卡、请假与审批等核心功能的落地流程并给出外勤人员、办公室人员与管理员的使用边界可帮助读者快速建立一套可执行的协同办公制度。包内为1个doc文件压缩包约31KB原文配有结构清晰的章节标题便于直接参考或修改后用于内部培训与管理细则。已有47人学习下载。文档不仅涵盖重要紧急沟通仍用电话、非紧急事项走钉钉的使用原则还明确了迟到判定、外出签到要素、审批抄送综合部、未审批按旷工处理等细节对实名制账号、网络保障、信息及时回复、电话会议和综合部技术支持等注意事项也均有说明。从这份规定中读者能获取完整的制度框架、操作规范与配套管理示例适合作为企业推行钉钉或其他协作平台时的制度模板或内训材料。1. 钉钉制度不是文档游戏这份管理规定在解决什么《2019年度钉钉软件使用的管理规定》听起来像一份被扔进共享文件夹就再没人看第二眼的行政文件。但把三页纸读完之后我觉得它比很多企业花大价钱做的“数字化办公解决方案”都实在——它没讲钉钉有多少功能只讲了三件事外勤怎么证明自己在外头干活、内勤怎么定义迟到早退、未经审批的事做了算谁的。2019年大量公司刚刚全面启用钉钉时最缺的不是软件操作培训而是这样一份能把管理边界写清楚的规则。这份doc适合正在导入钉钉、正在为“签到打卡审批”吵得不可开交的行政负责人、IT管理员和部门主管参考全文基本可以照着改公司名直接落地。2. 签到的双签逻辑与考勤参数管理制度里的三个硬设计2.1 外勤双签到访与离开各一次为什么拒绝“一键打卡”这份规定里最硬的一条是外勤人员“每访问一个地方、拜访每位客户时到访和离开各签到一次”。很多公司在设计外勤管理时只会要求“到了拍个照”结果员工一天签到一次上午十点到一个客户那里下午四点才离开中间这六个小时发生了什么完全是个黑匣子。双签制度的本质是把单一“在场证明”拆成“到达证明”和“离开证明”用两个时间戳约束一段行为区间。签到的三个要素在这份规定里也写得很细时间由手机系统默认、地点须微调准确位置、内容以文字说明或现场拍照为准。这里的细节值得注意它允许“微调位置”而不是强制要求GPS精确到门牌号。原因是钉钉的定位本身是GPS、基站和Wi-Fi信号的混合结果在写字楼内或者商场里经常飘出十几米如果制度把定位写死成“必须精确匹配客户地址”员工第一天就会因为定位漂移和管理员吵起来。用“微调”这个词相当于给误差留了合规出口同时现场拍照又补上了位置误差造成的信息缺失。管理团队能看本部门签到轨迹是这条规定的第二层设计权限被限定在“本部门”。这个边界其实比很多公司的做法克制不是所有高管都能看全公司人的轨迹而是部门负责人只管自己团队。从管理角度讲这减少了“老板盯着全公司人去了哪里”的对抗情绪也让部门负责人真正承担起对外勤真实性的核查责任。2.2 考勤时间参数09:50迟到线与冬夏令时切换的学问办公人员的打卡规定是工作日两次上午一次、下午一次上午09:50以后打卡记为迟到。这个09:50不是随机数它把上班时间定在了一个相对晚的节点。相比常见的09:00上班09:50的迟到线对通勤距离远的员工友好得多也给了员工短暂的晨间缓冲。但麻烦也随之而来晚上班意味着晚下班于是文档规定冬季19:00以后、夏季19:30以后才能打下班卡且变更以综合办通知为准。这条规则在2019年的场景下是合理的因为当时钉钉的考勤组设置还是“固定班制”思维系统默认的是标准朝九晚六自定义班次需要管理员逐个配置。如果直接把“09:50上班、19:00下班”写进后台会出现一个常见问题法定工时计算。上午09:50到下午19:00去掉午休实际在岗时长接近8小时但不同季节的切换会让部分月份工时要重新核算所以文档特意留了“以综合办通知时间为宜”这个口子本质上把参数调整的权限收回到了综合部而不是让各部门自己乱改。还有个容易被忽略的替换逻辑上班时间内外出办事无法打上午或下午考勤的按第二条规定履行签到手续。这是内勤与外勤规则之间的桥接没有这条就会出现员工外出半天回来被系统判旷工的冤案。任何考勤制度都必须把“外勤替代规则”写进去否则后台再智能也会误伤。2.3 审批流与抄送设计旷工判定和“未授权执行”边界审批部分有四条硬规定其中最有杀伤力的是“未经审批的出差、请假按照旷工处理”和“未经审批的工作指令已执行的损失与负面影响由当事人承担”。这两条放在一起构成了完整的行为约束框架对员工任何离开岗位的行为必须先走审批否则后果自负对执行层哪怕是上级口头布置的活儿只要没走系统审批出了问题执行人也要承担。这个“反向责任”设计其实是在倒逼所有人养成走流程的肌肉记忆。从审批功能配置的角度看文档要求外出、出差、请假等事项审批后信息自动抄送综合部考勤管理员。这个抄送动作极其关键——考勤管理员是考勤异常的最后裁决人如果审批单不抄送给他月底核对考勤时他只能看到一堆打卡缺失记录还得逐个找人确认等于把所有矛盾集中到了月底。报销审批被限定为“仅限分管领导出差期间需要报销的事项”这是对审批功能被滥用的预防防止报销流程在日常状态下变成又一个拥堵点。钉钉的审批模块在后台是按“模板流程抄送人”三层结构配置的。这份规定对这三层都做了约束模板要区分请假、外出、出差、报销四类流程上部门负责人先行审批、再抄送综合部抄送人固定为考勤管理员。三句话就把整个审批体系的大框架画出来了。3. 把制度翻译成钉钉后台配置从管理规定到可运行规则3.1 考勤组落地外勤组和内勤组分开配比统一打卡靠谱拿到这份规定后第一件事不是发全员通知而是打开钉钉管理后台把考勤组拆开。2019年的钉钉考勤后台支持多考勤组并行但很多公司偷懒只建了一个全员考勤组结果是外勤人员每天被定位打卡折磨内勤人员外出时又不知道按哪个规则走。正确做法是建两个考勤组办公室考勤组和外勤考勤组。后台配置的大致逻辑可以抽象成这样的结构方便管理员逐项核对{ 考勤组_办公室: { 参与人: 部门列表_内勤岗位, 班次: 自定义班次, 上班时间: 09:50, 下班时间: 冬季19:00 / 夏季19:30, 迟到判定: 晚于09:50记为迟到, 外勤替代规则: 上班期间外出办事改用签到打卡 }, 考勤组_外勤: { 参与人: 部门列表_销售及外勤岗位, 班次: 无固定班次, 打卡方式: 签到, 签到要求: 到访签到一次、离开签到一次 } }参数说明考勤组拆分的核心价值在于让内勤人员的“迟到”有明确判定线同时让外勤人员不再被固定打卡点锁死。很多管理员会把“外勤打卡”功能直接打开就完事但“外勤打卡”和“签到”是两套逻辑——前者是在考勤打卡界面允许员工在非考勤地点打卡后者是独立的应用入口记录的是轨迹而非上下班状态。这份规定要求的是后者所以外勤人员应该被放进一个以签到为核心的考勤组而不是简单勾选“允许外勤打卡”。否则后台考勤报表里外勤人员会永远显示为“异常卡”月底统计又是一片混乱。3.2 签到模板落地地点微调与拍照水印的现场感签到功能需要管理员在后台设置签到模板。钉钉的签到表单默认包含时间、地点、备注、照片四个字段但很多公司连模板都没改就上线了导致员工只点一下“签到”按钮连备注都不写。这份规定明确要求“填写文字说明或现场拍照为准”那么后台就应该把“备注”和“照片”设置为必填项而不是可选项。我的习惯是把表单设计成“二选一必填”填写文字说明超过15个字或上传现场照片。两者至少满足一个否则不能提交。技术上的实现思路是在表单校验里做条件判断钉钉的审批/签到组件支持必填控制但“二选一”需要管理员用表单说明文字来约定平台本身没有内置这个逻辑。另一处容易被跳过的是“地点微调”。手机自动定位经常在室内偏出几十米员工到客户楼下却被定位到隔壁商场。后台开启签到地点编辑权限允许员工手动拖动地图上的定位点。这个功能在2019年的钉钉后台默认是开启的但管理员常常因为怕员工造假而主动关掉。关掉的直接后果就是外勤人员的签到位置五花八门每个月都要开证明。正确做法是把微调权限开到“允许小范围修正”并且结合现场照片做人工抽检而不是用“关闭微调”来一刀切。3.3 审批表单与抄送人三个表单的字段配置清单审批是这份规定里落地成本最高的模块。外出、出差、请假、报销需要建立独立审批模板每个模板的字段和流程角色都不同。我按规定的原文拆出了一套可以直接照着建的配置清单审批类型必填字段审批人抄送人附加校验请假审批请假类型、开始时间、结束时间、事由部门负责人综合部考勤管理员请假时间重叠校验与考勤联动外出审批外出事由、目的地、预计返回时间部门负责人综合部考勤管理员外出期间考勤自动豁免出差审批出差地点、起止日期、交通方式、事由部门负责人 → 分管领导综合部考勤管理员出差时段内签到数据可作为佐证报销审批费用明细、票据附件、关联出差申请单分管领导财务仅限分管领导出差期间启用字段设计的逻辑说明请假审批加“结束时间”是为了让系统能自动算出请假时长并同步到考勤统计出差审批加“关联出差申请单”是为了让财务审核时有原始依据避免员工拿一张发票来报销却找不到对应的出差记录。“抄送综合部考勤管理员”在后台是每个表单都要配置的固定抄送人。注意这里用的词是“抄送”而不是“审批人”意味着考勤管理员只能看到信息、不能干预审批结果这既保留了部门负责人的审批权限又让考勤管理员有了月底核对异常的完整数据。很多公司在这里犯的错误是把考勤管理员设成了审批人之一结果每个人请假都要多等一个人审批流程时长直接翻倍。3.4 未读即DING1小时/8小时阅读时限的自动化思路规定里关于信息回复有一条硬指标工作时间内超过1小时未阅读、非工作时间超过8小时未阅读发布人用DING通知未读人。这句话在纸面上很简单但执行起来非常繁琐——钉钉的群聊已读列表需要管理员逐条点击查看群成员多的时候找未读人就得翻半天再逐个发DING基本是纯手工活。这套逻辑可以用简单的脚本来自动化。2019年的钉钉开放平台已经提供了群消息的读取状态查询接口和DING发送接口一个后台常驻脚本就能完成扫描和提醒。核心思路如下# 每个群公告发布后后台每15分钟扫描一次阅读状态 def scan_unread(notice_id, group_members, now): unread_list [] for member in group_members: read_state query_read_status(notice_id, member.user_id) if not read_state.has_read: elapsed now - read_state.publish_time # 工作时间超1小时未读非工作超8小时未读触发DING is_work_time 9 now.hour 18 # 按公司实际工作时间调整 if is_work_time and elapsed.minutes 60: unread_list.append(member.user_id) elif not is_work_time and elapsed.hours 8: unread_list.append(member.user_id) for uid in unread_list: send_ding(uid, notice_id) # DING提醒未读人代码逻辑说明query_read_status是模拟钉钉开放平台的已读状态查询接口send_ding是模拟DING发送接口实际接入时需要替换为真实的API调用和应用凭证。这里的核心是把“工作时间”和“非工作时间”拆成两条判定分支避免深夜发通知的人第二天早上被误伤——8小时时限意味着晚上十点发的通知第二天早上六点前都不会被DING轰炸。参数调整的要点是工作时间段的定义要和考勤时间一致。这份规定里考勤是09:50上班、19:00之后下班那工作时间段就应该设置为09:50到19:00而不是默认的9到18点。很多公司在这里用默认值导致下午六点半发的通知到晚上十点就被DING员工怨声载道。4. 钉钉制度落地避坑五条真实的翻车记录4.1 签到地点漂移明明在现场打出来显示在隔壁楼现象外勤人员在客户写字楼一楼大厅签到定位显示在马路对面的便利店连续一周出现多条异常轨迹记录销售团队和管理层对签到数据的可信度产生严重质疑。原因职场的定位是GPS、Wi-Fi和基站信号的混合结果。写字楼大厅有大量金属结构和玻璃幕墙GPS信号反射严重而室内的Wi-Fi定位依赖周边探针信号密度不够时就会跳到附近的公共热点上。钉钉的“微调位置”功能就是为了修正这个问题但很多公司上线时把位置编辑权限关掉了于是员工只能在错误的位置上硬签到或者反复退出重进碰运气。解决后台开启签到地点的“允许编辑”权限同时约定微调范围限制在500米内并把“现场照片”设为签到必填项照片自带时间水印和拍摄位置信息管理员抽查时比纯文字备注可靠得多。如果公司地址固定且外勤都是真实拜访三个月后你会发现签名轨迹基本集中在那几个客户地址上漂移问题不用再管。4.2 冬夏令时切换期后台班次没跟着改全员乱套现象夏季下班时间调整为19:30后台考勤组的下班时间没有同步更新员工打不了下班卡系统判定为早退月底考勤异常报表刷出几十条记录。原因规定里写了“下班打卡时间的变更以综合办通知时间为宜”但后台的考勤班次是独立的配置通知归通知配置归配置。综合办发了邮件IT管理员或者考勤管理员忘了改后台或者改了办公室考勤组却忘了外勤相关设置这种问题在每年切换节点都会复发2019年尤其多——因为那是很多公司第一年用钉钉做考勤还没有形成“制度变更即后台变更”的联动习惯。解决把所有涉及时间参数的条款集中成一张参数表每次制度变更先改参数表再按表逐项核对后台配置。我一般会在手机日历上设置每年4月和10月的提醒到了就检查一遍考勤组的上班、下班、迟到线三项参数。别指望行政通知能自动同步到后台系统不会读你的doc文件。4.3 抄送人离职或转岗审批流程原地断头现象某部门员工提交请假审批部门负责人审批通过后系统显示流程卡在“抄送综合部考勤管理员”这一步长达一周员工以为自己请假已经生效实际上考勤管理员压根没收到消息月底被记为旷工。原因审批模板里配置的抄送人是“具体人名”而不是“角色/岗位”。考勤管理员离职后账号被禁用流程中的抄送节点找不到有效接收人。钉钉的审批流在接收人不可用时不会自动跳过流程就永久挂起。2019年企业普遍还在用“人名”配置审批人角色化的概念远没有普及。解决审批模板的审批人和抄送人尽量绑定“角色”而非“个人”。钉钉管理后台支持设置“考勤管理员”角色把具体人员加入角色池审批模板指向角色。这样即使人员变动只要把新人加进角色池老流程和历史模板都会自动生效。同时每月抽查一次审批流程的“健康度”——登录后台看有没有挂起超过3天的流程实例有就马上查抄送人是不是失效账号。4.4 “收到”刷屏全员群回复把重要通知淹了现象公司在钉钉全员群里发了一条关于打卡时间调整的通知要求大家“收到回复”结果半小时内刷出300多条“收到”后续有人在群里问具体细节新消息直接被淹没在回复流里发布人自己翻聊天记录都找不到自己发的原文。原因钉钉的群聊没有“只看楼主”模式。全员“收到”是一种低信息密度的礼仪性回复在百人以上的群里就会产生严重的信息噪音。规定的本意是“确认已读”但全员回复之后反而增加了信息检索成本。解决通知类消息统一走“已读回执”功能发布时勾选“无需回复”然后通过后台的已读列表查看阅读进度。管理员靠脚本或人工在1小时/8小时节点检查未读名单按前面的脚本逻辑发送DING。我在实际处理时只允许100人以下的项目群回复收到全员群一律禁回复重要通知全靠已读回执和DING兜底信息漏读率反而降下来了。4.5 DING滥用把“非及时沟通”工具用成夺命连环call现象规定里写得清楚钉钉是非及时性沟通工具重要紧急事项用电话。但部分部门负责人对“1小时未读就DING”执行得过于勤快上午发个普通通知下午没看就DING下班后还为了第二天的事情DING员工被提醒得神经紧张最后直接关闭了钉钉的消息通知彻底失联。原因规定给了“可以用DING”的工具但没有定义“什么等级的信息才值得DING”。把DING当成全能催办工具后它的优先级就失效了——被DING的人无法区分“紧急”和“提醒”只能对所有通知一视同仁地烦躁。解决在我的习惯中把信息分为三个等级日常信息默认静默推送超过时限未读用群机器人提醒一次真正的紧急事件直接电话联系并附上DING说明。DING的发送频率也做了约束普通工作日人均不超过一次只有项目里程碑或安全事故类通知才能触发批量DING。制度要写的不是“多少小时未读就DING”而是“什么级别的事才能DING”后者才是工具不被用滥的关键。5. 制度的后半场用签到轨迹反推管理盲区5.1 轨迹日报发现“卡点签到”和“假外出”的数据信号把这份规定真正跑起来之后签到数据就不只是考勤依据而是一份每天自动生成的外勤行为报告。导出钉钉后台的签到记录按员工和日期聚合会看到一个有意思的指标平均单点停留时长。拜访客户真实的停留区间通常在30分钟到2小时之间如果某个员工大量出现“到访签到后8分钟就离开签到”的记录且同行地点集中在商圈而非客户办公室这个员工的工作质量就值得部门负责人单独聊聊了。这套反推逻辑不需要任何额外软件Excel透视表就能做。5.2 把规定的参数抽成一张表下次修订不用重新吵一轮管理规定最大的成本是每年的修订。与其每次把整份doc翻出来逐条讨论不如把它拆解成一张参数表维护参数当前值修订频率后台同步位置上班打卡截止09:50迟到线按年评估考勤组班次配置冬季下班时间19:00每年4月/10月考勤组班次配置夏季下班时间19:30每年4月/10月考勤组班次配置签到必填项文字≥15字 或 现场照片半年评估签到模板字段审批时限工作1小时/非工作8小时按年评估群通知脚本参数外勤双签策略到访离开各一次按年评估外勤考勤组规则修订时只讨论“参数值要不要改”不重新讨论“要不要双签”这种原则问题。从那以后我每次帮公司上架管理制度都强制走一遍“参数表流程责任人例外条款”三件套规定本身反而成了最薄的那一页。希望帮到你。本文还有配套的精品资源点击获取