新建单据这个动作，是所有 OA 系统里最反人性的十秒：你想做的是"报一笔账"，系统让你面对的是"30 个空白格子"。
一、每个员工都卡在这里
出差回来，打开系统，点"新建报销"，然后看到一张满是字段的表：
单据编号（自动） 申请人（自动） 所属部门（自动） 出差事由 □ 出发城市 □ 目的城市 □ 开始日期 □ 结束日期 □ 费用明细 ✚ 添加行 费用类别 □ 金额 □ 税额 □ ...
你明明只是想说"上周去上海见了趟客户"，却要先学会这套系统的字段结构。
这一步劝退的人，比后面所有审批环节加起来都多。
二、新体验：左边说话，右边成单
现在的方式是这样的——
屏幕左边是对话框，右边是一张实时打开的单据。
┌─────────────────────────┬──────────────────────────────┐ │ 你：上周去上海见客户， │ 差旅报销单 │ │ 垫了机票酒店打车， │ ──────────────────────── │ │ 发票都在附件里 │ 出差事由 见客户 │ │ │ 目的城市 上海 │ │ AI：已识别到一笔差旅 │ 费用明细 │ │ 报销，先给你建了 │ 机票 ¥2,180 │ │ 草稿。还差住宿天 │ 酒店 ¥1,580 │ │ 数，需要补充吗？ │ 打车 ¥ 490 │ │ │ ──────────────────────── │ │ 你：住了 1 晚 │ 合计 ¥4,250 │ │ │ │ │ AI：好的，已填好。另 │ ⚠ 住宿超标 250 元 │ │ 外住宿超标 250 元 │ 将自动加签 VP 特批 │ │ … │ │ │ │ [ 确认提交 ] │ └─────────────────────────┴──────────────────────────────┘
三步走完：
说—— 一句话描述你要干什么，附件一并扔进去
看—— 右边的单据实时被填好，填一步看一眼
确认—— 核对无误，说一声"提交"（或点提交按钮）
全程没有一次"学习字段结构"。
三、为什么是双栏，而不是纯对话
很多人第一反应是：既然都对话了，为什么还要留一张表单？
因为纯对话有三件事做不好。
① 你不知道还差什么
纯对话里，AI 问一句你答一句，但你始终不知道这张单子总共有多少字段、还差几个。表单摆在那里，缺什么一眼就看到。
② 改起来全靠嘴
"把金额改成 4200"、"不对，是酒店那行"、"再改回 4250"——用自然语言修表单，比直接改一个格子慢十倍。能点的就别让人说。
③ 最后确认的东西必须是"真的"
提交前你要核对的，应该是一份真实的、和最终入库一致的表单，而不是一段 AI 的描述。描述会有偏差，表单不会。
所以分工很清楚：
对话负责"表达意图"，表单负责"承载事实"。
四、三个看不见的设计
用户感受到的只是"它挺好用的"，背后有三件事决定了它到底好用还是难用。
4.1 只改变化的部分
每一轮对话，AI 不会把整张单子重新生成一遍，只更新这一轮变动的字段。
这件事用户感知不到，但一旦做反了后果很明显：
你手动改了"出差事由" → AI 下一轮把整张单刷新 → 你刚改的内容没了
局部更新，是"能用"和"不敢用"的分界线。
4.2 你在表单上的每一次修改，AI 都知道
你在右边手动改了金额，左边 AI 的上下文会同步更新。
不这么做的话：
你把金额从 4250 改成 4200 → 你问"超标了吗" → AI 按 4250 回答
两边必须看同一份数据，否则用户会觉得一直在和 AI 打架。
4.3 提交之后，有硬回执
不管是在对话框里说"提交"，还是点表单上的按钮，提交完成后一定会看到：
单据编号
当前状态
一个能点开单据的链接
不是"已为你提交"，而是"这是你的单据，编号 20261015003"。
对用户来说，这是"AI 靠不靠谱"最直接的证据。
五、和以前比
| 传统新建单据 | 对话 + 内嵌窗体 | |
|---|---|---|
| 第一步 | 先在脑子里把业务翻译成字段 | 直接说业务本身 |
| 字段填写 | 30+ 个空白格子 | 自动填好，只核对 |
| 缺什么 | 提交后才知道 | 表单上实时可见 |
| 超标提醒 | 审批时被打回 | 提交前就提示 |
| 修改方式 | 点格子 | 点格子（对话只是入口） |
| 提交确认 | 提交按钮 | 按钮或一句话，都有硬回执 |
注意最后一列：表单该有的能力一个没少，AI 只是在前面加了一个更自然的入口。
六、这套东西能用到什么程度
它依赖三个前提：
| 前提 | 影响 |
|---|---|
| 单据模板已标准化 | 字段规范，AI 才知道往哪填 |
| 附件能被识别 | 有 OCR / 文档解析能力，发票才能自动进明细 |
| 制度已数字化 | 超标判断、审批分档才有依据 |
三件事做好了，员工侧基本可以做到"只说不填"。
反过来，如果单据字段本身是乱的、每张单长得都不一样，那 AI 也只能发挥有限作用。
这也是为什么，AI 的效果和企业数字化程度总是正相关——它擅长的是"把已有规则用得更顺手"，不是"替你想清楚规则"。
七、结语
回过头看，这个交互其实很朴素：
左边说人话，右边看单据，中间 AI 负责翻译。
它没有推翻任何东西——单据还是那张单据，审批还是那套审批，字段还是那些字段。
改变的只是入口：从"填一张表"变成"讲一件事"。
